Quand un workflow reçoit deux fois la même demande

Description and use

ROUTINIVO’s internal workflow prevents duplicate requests by merging observations into a single company record and blocking repeated actions after a response or refusal.

Problem

Un workflow peut créer deux tâches pour la même demande de devis lorsqu’elle arrive via deux canaux, entraînant un travail double sur le même dossier.

Outcome

Un seul enregistrement d’entreprise enrichi, aucune relance après réponse ou refus, et aucune tentative redondante d’action.

Workflow

• Recevoir la demande via le formulaire ou un autre canal
• Comparer domaine, adresse professionnelle et autres identités vérifiées pour détecter un doublon
• Si identités concordent, joindre la nouvelle observation à la fiche existante
• Si identités contradictoires, laisser le dossier en état de vérification
• Gérer l’état de l’action (préparation, exécution, confirmation) pour éviter les tentatives redondantes
• Mettre à jour le suivi avec la réponse reçue
• Bloquer les relances après réponse ou refus
• Notifier l’opérateur via smartphone sans dépendre de la notification pour la persistance des données

Evidence

Une demande de devis arrive dans un formulaire, puis une seconde fois par un autre canal.

Source

Un workflow doit d'abord décider si la demande enrichit une entreprise déjà connue.

Source

Sur notre système interne, construit avec n8n, Node et SQLite, nous séparons quatre choses : l'entreprise, les observations, les actions et leurs confirmations.

Source

Un message rédigé n'est pas envoyé. Une action réservée n'est pas confirmée.

Source

La réception met à jour le suivi. Une réponse arrête la séquence froide ; un refus exclut les relances.

Source

Avant la mise en production, on peut simuler une entreprise reçue deux fois, une réponse, un refus et un résultat incertain.

Source