Rechnungen automatisch erstellen: Wie ein n8n-Workflow einem Lieferdienst Stunden spart

Description and use

Automating invoice creation for a delivery restaurant: an n8n workflow replaced manual work, cutting time from minutes to two seconds, eliminating errors and duplicates.

Problem

Jede Bestellung muss manuell in eine Excel-Vorlage übertragen, als PDF gespeichert und an die Buchhaltung geschickt werden – bei rund 70 Bestellungen pro Tag kostet das mehrere Stunden und führt zu Tippfehlern.

Outcome

Aus mehreren Minuten Handarbeit pro Bestellung wurden rund zwei Sekunden, keine Tippfehler mehr, keine doppelten Belege, alle Belege an einem Ort, sofort durchsuchbar.

Workflow

• Bestellung wird per Webhook an n8n übermittelt.
• n8n ruft über die API alle Positionen, Preise, Rabatte und Lieferadresse ab.
• Ein Python‑Skript erzeugt daraus einen druckfertigen PDF‑Beleg inklusive Betrag in Worten.
• Der Beleg wird im Google‑Drive‑Archiv gespeichert und als Zeile im Tagesregister in Google‑Sheets eingetragen.
• Ein zweiter Workflow sammelt ab 19:30 Uhr alle noch nicht versendeten Belege des Tages und sendet sie in einer einzigen E‑Mail an den Betrieb, danach werden sie als versendet markiert.

Evidence

Ein Restaurant mit Lieferdienst hat für jede angenommene Bestellung einen Buchhaltungsbeleg gebraucht. Bisher entstand jeder Beleg von Hand in einer Excel-Vorlage.

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Heute erledigt das ein Workflow in n8n, seit Juni 2026 im täglichen Betrieb.

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Ein Python‑Skript baut daraus einen druckfertigen Beleg als PDF, inklusive Betrag in Worten.

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Der Beleg landet im Archiv in Google Drive und als Zeile im Tagesregister in Google Sheets.

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Um 19:30 sammelt ein zweiter Workflow alle Belege des Tages, die noch nicht verschickt wurden, und schickt sie in einer einzigen E‑Mail an den Betrieb.

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Aus mehreren Minuten Handarbeit pro Bestellung wurden rund zwei Sekunden

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